Japón es un país conocido por su cultura laboral exigente y sus jornadas de trabajo interminables. La lealtad a la empresa y el compromiso con los resultados llevaban a los empleados a poner en riesgo su vida con tendencias extremas.
Sin embargo, la división de Microsoft en Japón decidió romper esos rígidos esquemas e implementar un verano con la semana laboral cuatro días para toda su plantilla. El experimento superó todas las expectativas sobre productividad y bienestar laboral.
Microsoft desafía la cultura laboral japonesa
Pese a la reputación de Japón por su “cultura del presentismo” y la costumbre de trabajar largas horas, Microsoft se atrevió a lanzar una iniciativa pionera en 2019. En agosto de ese año, la compañía dio a sus 2.300 empleados cinco viernes libres consecutivos, manteniendo el salario completo y sin exigir compensaciones de tiempo.
Según la empresa, el objetivo era “experimentar cómo pueden conseguir los mismos resultados con un 20% menos de tiempo de trabajo”, explicó Takuya Hirano, entonces presidente y director ejecutivo de Microsoft Japón.
La medida adoptada por Microsoft fue especialmente innovadora porque se adelantó a la tendencia global de explorar modelos de trabajo más flexibles, mucho antes de que la pandemia acelerara el debate sobre la jornada laboral y el teletrabajo.
El experimento, conocido como “Work-Life Choice Challenge 2019 Summer”, buscaba mejorar la productividad y la creatividad cambiando la forma en que se utilizaba el tiempo en la empresa. Dicho de otro modo, buscaba optimizar sus procesos eliminando aquellas tareas más improductivas de la jornada.
Un salto inesperado en productividad y eficiencia
La gran sorpresa llegó a la hora de revisar los datos recogidos durante la prueba: la productividad, medida en este caso por ventas por empleado, aumentó en casi un 40% con respecto al mismo periodo del año anterior.
La clave de este incremento estuvo en la optimización del tiempo de trabajo, especialmente en el que los empleados dedicaban a las reuniones. Durante el experimento, se estableció un nuevo estándar para las reuniones, fijándolas por defecto en 30 minutos, en lugar de en 60 minutos como era habitual.
Este recorte supuso un aumento del 46% en las reuniones cortas. Además, muchas de ellas se realizaron en formato remoto en lugar de presencial, lo cual agilizó aún más los procesos. La propia empresa reconoció que “el tiempo de sus reuniones y el número de participantes en Japón estaban muy por encima de la media global”, por lo que ese recorte fue decisivo para el éxito de la prueba.
Según la organización 4 Day Work Week, que ha supervisado la mayoría de pruebas piloto llevadas a cabo en el mundo, incluida la de Valencia, “el aumento sustancial de la productividad observado en el estudio subraya la eficacia de un horario de trabajo condensado para optimizar el rendimiento de los empleados”.
Reducción de costes para la empresa
El experimento no solo mejoró la productividad de Microsoft, sino que también registró un ahorro en sus costes operativos de las oficinas de la compañía. Durante el periodo de prueba, la impresión en papel se redujo en un 58,7% y el consumo de energía cayó un 23,1% en comparación con el mismo mes en tres años anteriores.
Una de las claves de este éxito fue el uso intensivo de plataformas digitales como Microsoft Teams, que la compañía había lanzado en 2017, y que permitió centralizar la comunicación y las reuniones en un solo espacio virtual.
Microsoft aprovechó la ocasión para demostrar a sus clientes corporativos que la eficiencia pasa por adoptar herramientas digitales y modelos de jornada alternativos. “Microsoft ha sido pionera en Asia en su intención de ofrecer modelos de trabajo alternativos que atraigan talento a sus filas y también para retenerlo”, destacaron en su comunicado oficial.
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